時間管理がはかどる”4つの振り返りポイント”

仕事には一日の終わり、
1つのプロジェクトが終了した等など区切りがあります。

1日の中でも、作業ごとに完了を意識する事が大切ですが、
さらに大きい単位でもこまめに振り返りを行いましょう。

振り返りながら次の予定を立てていくことで
時間管理の精度がアップしますし、新たな案件の時もスムーズに進められる糧となります。

 

 

■1日の仕事終わり

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・やり残しはないか

・明日の仕事の確認

この2点をしっかりと行いましょう。

1日の振り返りは記憶が新鮮なので、
時間のかかった仕事はどれかなど、反省点や感想をいれるのもオススメです。

 

その上で、明日やるべきことに優先順位をつけておくと、
翌朝スムーズに仕事を始めることができます。

〜チェックボックス〜

□今日やり残している仕事はないか？

□予定より作業に時間がかかった仕事はないか？

□明日はこの仕事から始めよう

 

■1週間の仕事終わり

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今週のスケジュールの反省と来週の見積もりを行いましょう。

1週間は仕事において一つの区切りとなります。

ここで中途半端に仕事が残ると週末も気分的にすっきりしません。

 

理想は金曜日中だけでなく、

月曜日の午前中という案件もこの時点で片付いているのが理想です。

 

その上で、来週の仕事の流れを把握して、

もし変更するべきところや追加するところは加えておきましょう。

 

□来週の月曜日までの期限の仕事は完了できたか？

□今週はどのくらい残業やイレギュラーがあったのか？

□来週のスケジュールで今のうちに調整が必要なものはないか？

 

■1ヶ月の仕事終わり

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一ヶ月の反省と長期案件の現段階の進捗を

1ヶ月の終わりは売り上げの計算・報告等「月末業務」があり、

仕事全体を振り返る絶好のタイミングです。

 

毎月のことなのでこれもしっかりとタスクに組み込みましょう。

1ヶ月分の仕事の成果とスケジュールを見比べた上で、

新しい1ヶ月の見通しや続いている仕事の進捗を確認しましょう。

 

□今月の時間の使い方で反省すべき点は？

□業務量と成果のバランスがとれているか？

□来月はどのくらい仕事が忙しくなりそうか？

 

■1つの案件終わり

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案件の成果と全体でどのくらい時間がかかったのか振り返りましょう。

 

例えば期限ギリギリの納品になってしまった場合、

それまでの間に無駄な時間はなかったか、取りかかるのが遅かったのか分析しましょう。

 

これを行うことにより、次にまた同じような仕事が発生した時は、

その経験をふまえて仕事をスムーズに進めていくことが出来ます。

 

□今回の案件で特に時間がかかったところは？

□当初の予定通りにスケジュールは進んだか？

□次同じ案件があった時に改善すべき点は？

 

 

仕事には毎月繰り返す仕事、似たような仕事も多いはずです。

毎回同じ時間を使っていては非常にもったいないです。

 

区切りごとにしっかりと振り返りを行い、

無理のないスケジュールをしっかりと立て時間を上手く活用しましょう！

 

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