絶対に欠かせない“報・連・相”の大事なコツ

 

組織で仕事をする上で絶対に欠かせないのが、

報告、連絡、相談のホウレンソウです。

 

ただ上司へのホウレンソウが、

ある人はスムーズなのに自分がするとうまくいかない・・・

そんな経験はありませんか？

 

今日はデキると思わせる、

今すぐ実践できるホウレンソウのコツを紹介します！

 

 

■話す順番を考える

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ホウレンソウがうまくいかない原因の一つとして、

たどたどしい説明があげられます。

 

詰まりながらの説明は相手に自信のない印象を与え、

不安に陥れてしまうのです。

 

その不安から、つつくような質問をされ

話の内容とは無関係なあら探しまでされてしまうのです。

 

するとホウレンソウがうまくいかないだけでなく、

あなた自身の信用にも関わってくるのです。

 

話す順番には２つコツがあります！

 

1.「話の全体像」→「話のポイント」→「詳細な説明」の順番で話をする

 

ホウレンソウの際、ついつい詳細な説明をたどたどしく話すのではなく、

まずは話の全体像を話し相手の興味をこちらに向けます。

 

そこから話のポイントを設営し、詳細説明に入るのです。

これが実践できると、思った以上にスムーズにホウレンソウが出来ます。

 

2.事前に「開始のセリフ」と「説明と説明の間のセリフ」を決めておく

 

説明と説明の間のセリフというのは、

上記にある矢印の部分“接続詞“です。

 

「しかし」や「具体的に」など、

話の展開をスムーズにするための接続詞を事前に決めておくのです。

 

これを行うことにより、上司やクライアントの前に立っても

緊張せずにホウレンソウができます。

 

小さなコツと思うかもしれませんが、

こうした積み重ねがあなたの印象を作っていくのです。

 

■質問にはシンプルに答える

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またホウレンソウでは質問が返ってくることもあります。

その質問に対し、ついつい理由や背景から返事をしてしまうことが多いのではないでしょうか？

 

ただその時質問者が何を求めているかというと、

質問に対するYESかNOどちらなのかをまず知りたいのです。

 

つまり、質問に対してはまずその質問に対しYESかNOを

はっきりと伝えた上で必要に応じて周辺情報を話すようにしましょう。

 

他にも「どうして遅れたんだ？」「何が言いたいんだ？」という質問に対して

素直に回答せず「すみません」と返してしまいませんか？

ただこれは火に油を注ぐことになりかねません。

 

5W1Hの質問や、YES/NOで答える質問も、

まずは聞かれたことに最初に答えるよう心がけましょう。

 

 

■ホウレンソウは自信を持って伝える

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最後に、ホウレンソウをする上で最も重要なのが

自信をもって相手に伝えることです。

 

ホウレンソウがうまくいかない例として、

「すみませんまだ準備不足なのですが」や「うまく言えませんが」と

つい言い訳をしてしまうことはないでしょうか？

 

これでは相手に不安感を与え、ネガティブな返答が返ってきてしまいます。

 

これは人間が持っている「先入観」によるところが大きく、

心理学ではこれをプライミング効果と言います。

 

最初に自信があるという暗示をかければ、

相手からはポジティブな反応が返ってきます。

 

自信なく振る舞いわざわざ逆風を作るのではなく、

堂々と振る舞い自分自身の追い風にしていきましょう！

 

 

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