あなたの資料は大丈夫？　「相手に伝わる」ビジネス文章のポイント！

働いてみると、「売り上げデータ」、「在庫データ」「エリア別データ」「商品別データ」
など様々な資料が会社にあることに気付きます。

これらのデータがまとめられたいわゆる「会議資料」をもとに会議が開かれていると思います。

しかし様々なデータやグラフがあるとどこが最も重要なポイントかわからず、
会議が「データ報告」に終わってしまったことはないでしょうか。

以前もブログでお伝えしましたが、

会議とは優れた商品やサービスの開発、新しいアイディアを生み出すために重要なものです。
必要なことは会議を行う事ではなく、どう実現するかというアクションが必要なのです！

そこで今日は、「相手に伝わる」資料作りのポイントをお伝えしたいと思います！

■資料の構成の理想は「新聞の一面」！？

伝えることがはっきりしている場合でも、
それだけでは相手の関心を引く文章はなかなか作ることが出来ません。

資料に最も必要なプランは「相手にいかに読んでもらうか」です。
そこで新聞のレイアウトを参考にしましょう！

新聞の一面に掲載されているトップ記事は、
「見出し」「リード（要約文）」「本文」という3つの要素で成り立っています！

ビジネス文章も同じようにまとめることが重要です。

「見出し」には『稟議書』や『商品提案の件』など、
この会議で何を伝えたいのかわからないタイトルはやめましょう！

例えば上記の商品提案の場合、
商品概要をそのまま件名に取り上げ『○○を実現した新しい○○のご提案』といった見出しにしましょう。

■データ＋現場の情報が大切！

上記でもお伝えしましたが、
データだらけの資料は会議のたびに分析し、
その結果を掲載した分厚い資料を作成しなければならないので非常にムダが多いです。

ましてやその資料が本当に有益な情報なのか疑問に感じる資料も多いです・・・

そこで再評価され始めているのが現場主義です。
実際に現場に足を運び、5感で感じた「アナログ」のデータも必要なのです。

例えば商品開発の際、
エンドユーザーが実際に製品を使用している現場を見なければ、
どんな機能に満足し、どんなことに対して不満をもっているのかわかりづらいです。

「アナログ」と「デジタル」の両方のデータを用いると、
一味違う企画書やプレゼン資料が出来上がります。

■資料は何度も見返し、添削を！

何度もお伝えするように、資料は「相手に伝わること」が目的です。
そのためには文章作成のスキルを上げなければいけません。

文章スキルを上げるためには、
一度創り上げた資料を誤字脱字や、文章表現もよりよくできないかチェックすることが必要不可欠です。

ひと昔前は全ての文章を上司に提出し指導を受けていたが、
現代はメールやSNSが主流となり上司に文章の添削はなかなか受けないのではないでしょうか。

若者の無作法なメールを上司がCCで受け取り大慌てで謝るという出来事も起きているそうです。
今こそ、部下の文章作成スキル向上に組織で関与する文化が必要なのではないでしょうか。

上司の徹底した指導を受けてきた部下は、
自分の部下に対しても熱心に文章の指導をするはずです。

いい文章作成スキルが身につけば、
会議は円満に進み組織自体も良くなっていきます！

是非ポイントを参考に、「相手に伝わる資料」をつくってください！