ムダな“会議”はありませんか！？打ち合わせに必要な3つのポイント

“本当にその会議必要！？”

“会議”はあらゆる場面で必要になってきます。
そもそも会議とは、優れた商品やサービスの開発に繋がるアイディアが生み出す非常に重要なものです。

ところがその会議になんとなく出席したり、
上記のように『今の会議必要だったかな・・・』と思ったりするシーンはありませんか？

参加する事が目的、手ぶらで何も持って行かない会議を行っているとしたら
かなりの“危険信号”です！

今日はそんな会議を無くす3つのポイントを紹介します

①目線を合わせる

役員会議が始まるギリギリに資料が完成し、
入社したばかりの新人に、「この後の会議のためにコピーをしておいてほしい」
そう頼んだのに1部しかコピーがない・・・

こんなシーンを体験した方いるんじゃないでしょうか？
 

こうしたすれ違いは会社の様々な場面で起こっており、
ベテラン社員から
「最近の若い奴は・・・」
「言われたことをただやるだけじゃダメだ！」
と若手社員を責めるケースが非常に多いです。

しかし会議に最も必要なのは、
目指す姿の実現に向けて、相互のズレを無くすこと
コピーをとってもらうというレベルの業務でも、その作業の目的や意義を丁寧に説明する必要があります。

例えば今回の場合、
「この資料は会社の方向性を決める大事な会議に使う資料でかなり重要です。出席者は役員が多く、
議論に集中して頂きたいので、資料の不備に気を付けて。コピーミス、ズレも無いようにお願いします。
出席は15名前後の予定なので、予備もいれて20部のコピーお願いします。」

このように伝えると、新入社員も何のために作業をするのかが明確に分かります。
会議もなんとなく参加するのではなく、
開催者が会議の目的や意義を始まる前に参加者全員に明確に伝えることが最も大事です。

②専門家なまりをなくす

専門家なまりとは、一部の人にしか通じない言葉のことです。
狭い業界、グループの中で使われる専門用語もこのひとつに入ります。

例えば、「クライアントオリエンテッド」や、「セキュリティマネジメントシステム」
など、「何のことだ・・・？」と思うような言葉が会議に出ていませんか？
 

せっかく目線を合わせようとしても、専門なまりのせいで会議が滞ってしまうことはよくあります。
更に厄介なのは、使っている本人がこのことに気づいていない可能性があります！
 

チェックするのに有効な手段として、
家族や恋人など、その分野にうとくて親身に話を聞いてくれる人に伝えてみてください。
その人が話の内容を理解し、興味を示してくれればあなたの話は全員に伝わるはずです！

専門なまりを無くし、相手に応じて言い換えていく能力は会議において非常に重要なポイントです！

③全員でツッコむ

「何か意見ある？」と会議で聞かれて何も出ないで終了。
ところがその会議後に「あの目標数値は達成できないと思います」という意見が出てくることがあると思います。
その場で言わないのは「どうせ聞き入れてもらえないから・・・」という意見が非常に多いです！

会議において大事なポイントは、
メンバー全員で目標の実現に向けて問題を見つけ、その解決策を出し合い、
行動する事こそが大事な「全員ツッコみ」です。

「全員ツッコみ」を実現するために、
会議の議題も「ツッコみをさせるポイント」をある程度仮説を立てた
「たたき台（ボケ）」を用意することで会議は非常に盛り上がります！
 

これはある程度経験と技が必要ですが、一つポイントをお勧めします。
それは、「これを実現するには、○○と××以外に必要なことはありますか？」と
知恵を必要とするポイントを的確に見つけることです。

このたたき台づくりを繰り返していけば、
全員ツッコみで盛り上がる会議を実現することが可能です。

 

3つのポイントを押さえ、
意味のないなんとなくの会議をなくし、充実した打ち合わせを是非してみてください！