マルチタスクに打ち勝て!採用担当者の心得


3月も後半になり、説明会をしながら選考へと進んでいる企業が多く見受けられます。

採用担当者も業務に専念できる環境が整っておらずに他の業務と兼任しているケースもありますよね。

今回はそんな業務が多くなってしまった際の仕事の心得をお伝えします!

 

 

1. やるべきことを書き出す


まず、やらなければならないことをすべて書き出します。

やるべきことの全体を目で見られるようにします。

記憶に頼らないだけで楽になります。

 

目で見ることにより、やらなければいけないことで頭の中が混乱することを防げます。

ここには、自分が直接やらずに人に頼む仕事も含めます。

自分の責任で遂行する仕事をすべて含めます。

 

書き出すと以外と出てくるものです。

タスク表を作成し、「業務の見える化」をしましょう!

 

2. 優先順位をつける


次に、やるべきことに、すべて優先順位をつけます。

そのためには、いつまでにやらなければならないという"納期"と、

どのくらいの時間がかかるという"見積もり"が最低限必要です。

 

そして、優先度に従って仕事の順序の計画をたてます。

人に頼む仕事はすぐに頼みます。

準備が必要な仕事は準備も計画にいれます。

 

これをこなすことで想定力と実効性がわかるため、業務の判断力が向上していきます。

もし飛び込みの仕事が入ったら、すばやく優先順位を決めて追加するだけです。

大事なのは継続すること。最初は面倒に感じるかもしれませんがまずはやってみましょう!

 

 

3. 依頼業務の状況は自動的に入手できるようにする


人に頼む仕事の状況は、こちらから聞かないと分からないようではいけません。

例えば、面接を他の社員が行った際は、結果を必ず報告してもらうようにします。

時間のかかる仕事であれば、定期的な進捗報告が必須です。

進捗は定量的にさせ、その確証が得られることが必要です。

 

「採用は人事の仕事」と、思いきっている社員もいるかもしれません。

ですが、実際に一緒に仕事をするのは現場の社員です。

そのため、会社内での協力体制を作り、人事採用ではなく会社採用を意識させましょう!

面接のマニュアル等を作成し、報告の仕方を決めることに時間をかけるのもポイントです。

 

4. 初めての仕事はすぐに手をつける


問題になるのは、やったことのない仕事です。

どのくらい時間がかかるか見積もりができません。

 

経験者がいれば経験者に聞くことができます。

経験者がいなければ、とにかくやってみるしかありません。

 

やってみて新たな問題が見つかることもあります。

手を止まらせていたら月日が経過し、経験も詰むことができずうまくいきません。

早めに取り組むように心がけましょう!

 

5. 待ちの状態になったら次の仕事を始める


仕事をしていると、誰かの返事待ち、作業完了待ちといった状態になることがあります。

そのようなときには、次の仕事に手をつけます。

 

待っていた返事が来たり、作業が完了したりした場合には、前の仕事に戻り、自分の作業を続けます。

コンピュータで多重処理をするときと同じような状態になります。

マルチタスクが苦手な人はこれができません。

 

コツは意識をすばやく切り替えることです。

また、記憶しようとしてはいけません。必要なことはすべて書き出します。

記憶しようとすると、切り替えたときに混乱します。

振り返りがすぐに理解できるような仕組みを自分の中で整えましょう!

 

 

基本的には、やるべき仕事を書き出し、優先順位をつけて、計画的にこなしていくだけです。

今の採用手法があまりにもネックで理想の状態ではない場合は、

他社の採用サービスを聞くなど外部からの情報収集を積極的にしてみましょう!

 

未来を作るネクストリーダーのためのキャリアサイト:パッションナビ


公開日:2017年3月27日